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Comunicare e invitare ad una festa, scopriamo insieme come!

LA COMUNICAZIONE IN UNA FESTA

Se il tema della festa è la sua anima, la comunicazione è senza dubbio IL SUO TONO DI VOCE. A seconda dell’occasione, del festeggiato e dell’obiettivo dell’evento, sono diverse le modalità con cui far parlare una festa.

Si può darle una voce gioiosa oppure misteriosa
Si può farla sussurrare o urlare
Si può farle dire tutto subito o scoprire una cosa alla volta

Sempre in linea con il tema della festa e in coerenza con tutti gli altri elementi, ecco alcuni segreti per gestire la comunicazione di una festa e cambiarne la percezione agli occhi degli invitati.

COMUNICAZIONE PRIMA DELLA FESTA: GLI INVITI

Sembra scontato o inutile, ma L’INVITO È IL PRIMO ATTO DELLA FESTA.

Un invito è perfetto quando comunica agli invitati che ci sarà una festa e dà alcune informazioni utili per esserci, anticipando qualche volta anche il tema dell’evento.

Questa è l’occasione per indicare un dress code se previsto o dare alcune indicazioni particolari, come per esempio quella di portare il costume o delle calze extra.

Per non sbagliare: attenzione, il tipo di invito (personalizzato, prestampato o fatto a mano) fa già parte dello stile di comunicazione della propria festa.

Creare un invito personalizzato, quanto costa?

Un invito prestampato è veloce, è vero, ma parla di una festa standard, come tante altre, e non è in grado di incuriosire e coinvolgere chi lo riceve. C’è una festa e basta.

Un invito personalizzato, fatto su misura anche in modo semplice, oppure colorato a mano dimostra una cura diversa, l’intenzione di SORPRENDERE E ACCOGLIERE IN MODO UNICO. Dimostra che ci si è occupati proprio di ogni aspetto dell’organizzazione, compresi gli inviti.

Non serve spendere una fortuna, ci sono centinaia di modelli di inviti che si possono scaricare da internet e personalizzare: aggiungendo la propria foto, il proprio logo, scegliendone i colori dominanti e anticipando da subito il tema scelto per la festa.

Comunicazione DURANTE la festa

La festa poi, una volta iniziata, va guidata: gli invitati vanno spostati nei diversi ambienti, al food & beverage, alle aree in cui sono previsti gli intrattenimenti o radunati per alcune occasioni come il taglio della torta.

Se ne può occupare una persona in particolare, l’organizzatore direttamente oppure il festeggiato, un animatore, un vocalist o i camerieri se presenti. Se c’è un palco con un microfono questo tipo di annunci andrebbero fatti proprio da lì.

Anche in questo caso conta molto il TONO DELLA COMUNICAZIONE. Bisogna evitare quindi di interrompere gli invitati mentre mangiano, bevono o chiacchierano facendo attenzione a non imporre loro di spostarsi o raggiungere gli altri.

Se non c’è una persona al microfono, il modo migliore per fare comunicazione ad una festa è guidare un piccolo gruppo di ospiti perché, è dimostrato, gli altri li seguiranno – anche se senza fretta.

RINGRAZIAMENTI E RICORDI

A festa finita, incredibilmente, la comunicazione continua!

Perché è il momento di RINGRAZIARE GLI INVITATI e lasciare loro un ultimo ultimissimo ricordo che allunghi ancora per un po’ le sensazioni e le emozioni della festa: le foto scattate, i video o i disegni anche.

Un’idea molto moderna è quella di invitare, oltre a fotografo e videomaker, anche un fumettista o caricaturista perché facciano ritratti divertenti di alcuni momenti della festa includendo, a gruppi, tutti i diversi invitati.

A seconda dello stile adottato e della tipologia di festa, il saluto finale può arrivare poche ore dopo o anche nei giorni successivi. Di solito si utilizza la stessa modalità con cui sono stati inviati gli inviti: per iscritto, via mail, whatsapp o social.

EFFETTO WOW

Lo stile di comunicazione di una festa si può rendere WOW così:

  • pagina social/evento dedicato alla #festa dove raccogliere le conferme di partecipazione e poi tutte le foto e i tag
  • invito personalizzato per ogni invitato: “mi piacerebbe venissi anche tu alla festa perché ….”
  • presenza di un programma della festa: una scaletta precisa dei momenti e dell’orario a cui sono previsti, consegnata all’entrata, appesa alle pareti o disponibile in tutte le aree
  • messaggio di ringraziamento finale che abbia una foto della festa.