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ORGANIZZARE UNA FESTA IN 7 PUNTI

PERCHÈ QUESTA GUIDA?

A qualcuno, qualche volta, sembra strano pensare ad una festa come ad un progetto preciso e pianificato: per il suo richiamo allo svago, al divertimento e al relax, infatti, la festa porta con sé un sentimento di IMPROVVISAZIONE che però non è mai la strada giusta per una bella riuscita.

La festa è un evento, ma anche un regalo a qualcuno, un’occasione di visibilità, un momento unico di aggregazione ma l’elemento più importante di una festa è il ricordo che lascia.

Più la festa è bella, riuscita, intensa e originale più il ricordo sarà lungo, colorato, piacevole e intenso!

Ecco perchè una guida! Per insegnare a fare belle feste e riempirsi la vita di bei ricordi facendo tutto al meglio, senza perdere tempo, senza spendere troppo, per fare bella figura e dare una marcia in più alla festa.

PERCHÈ FABBRICA DELLE FESTE?

Fabbrica delle Feste è in questo settore da sempre:

  • ha organizzato migliaia di eventi per famiglie e aziende
  • vende prodotti di party esclusivi, originali e divertenti da tutto il mondo
  • ha party planner disponibili a inventare progetti di festa/evento su misura e gratuitamente
  • ha tante risorse (anche gratuite) a disposizione.

OBIETTIVO DELLA FESTA

La festa e’, da sempre e in ogni cultura e continente, un’occasione per unire delle persone intorno alla celebrazione di un momento.

Dal punto di vista antropologico è un fenomeno che nasce, sempre, per segnare e ricordare un momento particolare che può essere un rito di iniziazione o di passaggio, come un compleanno, un anniversario; per unirsi intorno alla gioia di qualcuno, come capita per un matrimonio o la nascita di un bambino, oppure per rendere pubblico un proprio successo, come la laurea, la pensione, un’inaugurazione.

Oggi le feste si fanno per mille ragioni e hanno mille significati!  Definre, da subito, l’obiettivo della festa, aiuta a concentrare sforzi ed energie per renderla più efficace, più riuscita e più memorabile.

Perchè questa festa? Cosa ti piacerebbe comunicare? Per esempio: vorresti che fosse un’occasione per:

  • fare una sorpresa-regalo
  •  ringraziare qualcuno
  • stringersi con affetto intorno ad una persona o ad una coppia
  • mettere in mostra il festeggiato
  • dare visibilità a te, in quanto organizzatore
  • riunire delle persone che non hanno mai occasione di vedersi
  • sorprendere, coccolare o compiacere gli invitati
  • promuovere la tua attività
  • far parlare di te
  • fare qualcosa di diverso e unico
  • lasciare un ricordo memorabile
  • salutare qualcuno che non rivedrai più
  • raccontare una storia o passare un messaggio?

Una volta che avrai chiaro l’obiettivo, vedrai, l’organizzazione sarà più semplice e i risultato più bello! 

IL TEMA DELLA FESTA

Il tema della festa è il concetto principale intorno a cui ruota tutto, il soggetto da cui ci si lascia ispirare per organizzarla e condurla: un fil rouge che resta sotteso sotto ogni elemento.

Può essere una passione del festeggiato o un suo tratto distintivo, un’epoca storica, un oggetto, un colore, una filosofia di vita, un paese o una zona geografica, un alimento in particolare, un animale, una condizione atmosferica….

Dà una personalità alla festa, la rende memorabile, concreta e viva per tutti gli invitati. Senza dimenticare che quando si ha un tema di riferimento, è più facile scegliere tutto il resto: le decorazioni, il food, la musica, l’intrattenimento, il dress code….

  1. INTRATTENIMENTO E MUSICA

È il primo punto da cui partire perché è la sostanza della festa, la parte più viva e intensa, e la più importante secondo noi, quella che verrà ricordata e che farà davvero la differenza per gli invitati. 

Questo punto risponde alla domanda: “Cosa facciamo fare agli ospiti?”.

Qualcuno pensa che non serva stabilire questo aspetto e che, in fondo, ci si possa divertire ugualmente anche senza musica e senza nessun tipo di animazione o attività. 

In realtà una festa non è mai perfettamente riuscita se gli ospiti non si divertono e non si sentono coinvolti (e questo vale per un pubblico di bambini, ragazzi ma anche per gli adulti).

L’intrattenimento è fondamentale per i bambini e i giovani perché permette loro di divertirsi con attività dedicate, arricchisce il momento e crea un’atmosfera gioiosa, fa vivere esperienze nuove, crea ricordi positivi e legami e permette ai genitori di rilassarsi e godersi il resto della festa.

L’intrattenimento è fondamentale anche per gli adulti perché li fa entrare più velocemente in sintonia con gli altri ospiti, è uno stimolo a lasciarsi andare e a creare contatti con gli sconosciuti; crea un’atmosfera divertente ma non ridicola e trasforma anche l’interazione anche tra amici e parenti che già si conoscono o sono abituati a festeggiare insieme.

COME SCEGLIERE L’INTRATTENIMENTO E LA MUSICA?

Ovviamente, l’intrattenimento e la musica migliori sono quelli che si abbinano perfettamente al tema, alla personalità della festa e che meglio si allineano con l’obiettivo.

L’intrattenimento di una festa va pensato in base al numero degli invitati, alla loro età e alle preferenze. Esistono proposte specifiche:

  • per bambini e ragazzi
  • per giovani e adulti
  • a tema sportivo
  • dedicate alla musica.

INTRATTENIMENTO PER BAMBINI E RAGAZZI

Per far divertire i più piccoli ad una festa e conquistare la loro fiducia e attenzione, basta unire due elementi quasi sempre inconciliabili: la realtà e la fantasia! In perfetta sintonia con il tema scelto per la festa, si può immaginare un intrattenimento con:

  • animatori capaci
  • truccabimbi professionisti
  • manipolatori di palloncini
  • maghi
  • fate o mascotte in carne ed ossa, supereroi e personaggi fantastici.

Da unire ad esperienze come:

  • laboratori creativi
  • giochi di squadra
  • competizioni
  • spettacoli unici fatti apposta per l’occasione

Fabbrica delle Feste fornisce sia il personale per queste attività, sia tutto l’occorrente in termini di materiali, decorazioni e attrezzature/strutture si veda la pagina delle attività sportive.

INTRATTENIMENTO PER GIOVANI E ADULTI

Far divertire gli adulti, paradossalmente, è più semplice che far divertire i bambini! 

Non serve, infatti, coinvolgere tutti nello stesso momento ma basta che ognuno degli invitati sia sfiorato dall’intrattenimento in modo personale perché goda della gioia dell’esperienza.

La musica è sempre un collante speciale a cui si può abbinare un vocalist o un animatore di contatto che sappia far sciogliere i timidi e coinvolgere i più seri…  e qualche volta invece ci vuole una sfida o una competizione: es. chi sputa la caramella più lontano o chi conosce più segreti del festeggiato.

Va benissimo anche pensare ad un intrattenimento più soft, come la proiezione di video o foto dei festeggiati, un quiz per tutti gli invitati, un laboratorio di cucina o una degustazione. Oppure:

  • un finto cameriere
  • finti poliziotti con alcool test
  • cartomante o chiromante
  • spettacolo di cabaret
  • un mago o un illusionista
  • caricaturista
  • truccatrice
  • grafologo, un iridologo, un numerologo…

ATTIVITà SPORTIVE E COMPETIZIONI

C’è poi una modalità di intrattenimento più fisica, adatta a feste all’aperto, ad invitati giovani o competitivi, ma anche a bambini e ragazzi. 

Fabbrica delle Feste ha tutto l’occorrente per qualsiasi richiesta, anche la più strampalata!

  • Gonfiabili per saltare o per arrampicare
  • Piscine
  • Bumperball
  • Tappeti e trampolini elastici con o senza imbragatura
  • Kart
  • Hoverboard
  • Cavalcabili per i più piccoli… 

Ma anche:

  • Porte e palloni
  • Calciobalilla
  • Sedute F1 con console videogiochi.

Forniti in noleggio da Fabbrica delle Feste con tutte le misure di sicurezza e il personale necessari.

LA MUSICA

La musica non può mancare a nessuna festa: in sottofondo, suonata o ballata è un elemento basilare che fa divertire, lascia un ricordo e crea atmosfera. 

Ma non solo: la sua è una funzione naturalmente energizzante e coinvolgente: fa muovere, fa scaldare e unisce gruppi e persone che non si conoscono.

L’ideale in assoluto è la musica suonata dal vivo: un solista, un duo o una band sono una soluzione che ha maggiore impatto sugli ospiti. Un’alternativa sempre valida, poi, è il dj per balli di gruppo, musica da discoteca o baby dance.

Fabbrica delle Feste fornisce tutto questo personale e ha anche delle playlist gratuite e create per gli eventi più importanti.

2. LA LOCATION

La location è il contenitore di tutta la festa ed è determinante per la sua riuscita. Per scegliere la location occorre tenere presenti i seguenti elementi:

  • l’occasione
  • il numero di invitati
  • la tipologia di invitati (% di bambini e adulti)
  • la stagione
  • il tema scelto per la festa 
  • il budget a disposizione
  • il tipo di intrattenimento che si vuole proporre.

Ci sono occasioni di feste ed eventi in cui la migliore location è proprio il LUogo abituale in cui si vive o si lavora. Quindi la casa del festeggiato per una festa a sorpresa o per il compleanno dei bambini più piccoli, ma anche l’ufficio o il negozio per un evento aziendale.

Quando, invece, per questioni di spazio o per altre ragioni, occorre una location esterna, va cercata:

  • rivolgendosi ai titolari di locali o di spazi adatti
  • online o tramite app: sono decine i portali che per ogni città raccolgono le diverse proposte (basta cercare: location festa Milano per un sacco di risultati
  • su AIRBNB o altri simili. 

Ci sono location adatte a qualsiasi festa e altre che, invece, sono perfette solo in alcuni casi. Fabbrica delle Feste sa consigliare su questo aspetto e proporre alternative vicine e testate.

COME SCEGLIERE LA LOCATION

In genere, per una festa occorre una location che disponga di:

  • uno spazio adeguato (2 mq circa per ogni invitato)
  • delle prese elettriche per l’impianto audio e per le luci
  • tavoli per il buffet
  • sedie o poltroncine o divani (in numero adeguato)
  • accesso ai servizi igienici
  • punto fumatori
  • un palco

A seconda del tema scelto e della tipologia di festa e della modalità di somministrazione di food&beverage, potrebbero essere utili anche una cucina o un bar.

Le migliori location hanno anche un parcheggio o sono facilmente raggiungibili con i mezzi pubblici.

Sulla base della nostra esperienza, possiamo dire che più una location è economica, più sforzo richiede per allestirla e decorarla. Fondamentale, in ogni caso, è prevedere la presenza di tutti gli elementi utili a rendere concreto e vivo il tema scelto per la festa: quindi immagini, colori e oggetti attinenti senza paura di esagerare!

3. ALLESTIRE E DECORARE LA LOCATION

L’allestimento della location è un tema importantissimo: è la prima impressione, l’immagine che da subito caratterizza la festa e mette in chiaro la sua forza comunicativa. 

E, come per altri punti, è il tema della festa a guidare la definizione dei colori e degli elementi con cui decorare e allestire. Ma non solo, oltre al tema, bisogna tener presenti:

  • il luogo scelto: luoghi ampi hanno bisogno di più decorazioni per non sembrare spogli
  • l’ora della festa: il buio semplifica il tema dell’allestimento che si può risolvere con giochi di luce, candele e led
  • l’età degli invitati: più sono adulti, più sarà difficile impressionarli
  • l’effetto desiderato: si tenga presente che “di più” è sempre la soluzione migliore!

L’allestimento di una festa si può realizzare con diversi materiali da accostare tra loro per una resa più intensa:

  • palloncini e festoni
  • luci ed effetti luminosi
  • oggetti, scenografie e banner

DECORAZIONI

I palloncini e i festoni sono la parte più frivola di un allestimento. É quella che viene appesa e occupa la parte superiore della visuale: danno colore e leggerezza e si conformano molto bene al tema scelto. In una festa non possono mai mancare:

  • I palloncini, tondi, lunghi, disegnati o a forma di lettere e numeri
  • Allestimenti con archi, colonne o catene  
  • I Festoni, le ghirlande, i pom pom, le bandierine, le decorazioni per le porte, i decori di carta 

Sono tutti elementi con un costo contenuto che però arricchiscono l’immagine della festa trasformandone l’impatto complessivo. Anche le luci fanno parte integrante dell’allestimento e del decoro di una sala o di una location per la festa. Per esempio:

  • Le candele
  • Le lanterne luminose
  • I fili di lucine
  • Lampadine led bianche, gialle o colorate
  • Fontane fredde e sparkular

E poi i veri e propri impianti luce che trasformano davvero una sala, la colorano e creano un’atmosfera magica (danno il massimo risultato nelle ore serali ma sono utili anche di giorno, per ravvivare ambienti un po’ trascurati o poco illuminati.)

SCENOGRAFIE

A completamento di un allestimento, infine, soprattutto per feste ed eventi aziendali o molto esclusivi, non possono mancare le scenografie e tanti, tanti oggetti in tema con la festa. 

  • Personaggi mostruosi a grandezza naturale
  • Alberi, piante, casette
  • Palloni, cuscini
  • Tavoli e panche
  • Oggetti di scena
  • Fabbrica delle Feste procura e noleggia qualsiasi cosa su richiesta.

E per concludere banner e grafiche personalizzate (totem e vele) con il nome del festeggiato, con l’immagine di un brand: si possono fare su misura e si possono riutilizzare se occorre.

4. FOOD & BEVERAGE

Offrire qualcosa da mangiare e da bere è un punto fermo in ogni festa che si rispetti: è una forma di accoglienza e di rispetto nei confronti degli invitati, li aiuta ad avvicinarsi gli uni agli altri ed è un collante perfetto per le diverse attività pianificate. Per scegliere food&beverage e la loro modalità di servizio occorre tenere presenti i seguenti elementi:

  • l’occasione
  • l’età degli invitati
  • la stagione
  • il tema della festa
  • il budget a disposizione.

In tema di food, è utile dire che, oltre ai classici pranzo o cena, si può pensare ad una o più proposte diverse che accontentino anche la voglia di novità dei propri invitati, ad esempio:

  • brunch 
  • aperitivo – anche rinforzato
  • grigliata
  • merenda
  • pizzata
  • degustazione
  • street food

Quanto alla modalità di somministrazione, esistono varie sfumature che vanno dal buffet, al buffet servito con o senza posto assegnato fino al classico servizio al tavolo. 

COSA OFFRIRE DA BERE E DA MANGIARE

A meno che il tema della festa non lo preveda espressamente, in genere, sul cibo è sempre sconsigliato fare scelte azzardate o troppo particolari. Un buon mix di elementi diversi è la chiave per una proposta azzeccata e apprezzata: alimenti graditi a tutti ma anche qualche proposta veg o light. E torta finale ovviamente!

In tema beverage, il consiglio è quello di restare nel tema della festa e considerare anche la presenza di bevande alcoliche, quindi vini, bollicine e cocktail.

Assicurare la presenza di qualcosa di alcolico – da offrire agli adulti – in genere migliora la percezione del pregio e del livello di eleganza ed esclusività di una festa. Si possono offrire quindi:

  • bibite analcoliche gassate
  • succhi di frutta
  • caffè, cappuccino, latte e thè
  • cioccolata calda
  • acqua naturale e frizzante
  • granite o sorbetti
  • birra
  • vini

E per finire champagne o vino spumante!

5. ALLESTIRE E DECORARE TAVOLA E BUFFET

A dettare le modalità con cui allestire una tavola sono anche le scelte in tema di food&beverage. Preparare un buffet richiede elementi diversi da quelli necessari per una grigliata o per il finger food.

Anche in questo caso, ci si lascia guidare dal tema della festa se c’è, soprattutto per scegliere i colori e gli abbinamenti. Con decoro della tavola si intendono:

  • tovaglie e tovaglioli
  • piatti, posate e coppette monoporzione
  • bicchieri, cannucce
  • centrotavola
  • vassoi e altri contenitori

Si tenga presente che questi sono tutti elementi dell’allestimento che, di solito, si posizionano nella parte medio bassa della visuale, quella più vicina agli invitati. Hanno il pregio di farsi toccare rendendo, quindi, la festa più concreta e tangibile.

COME SCEGLIERE IL DECORO TAVOLA

Le tovaglie non dovrebbero mai mancare su nessun tavolo perché ne aumentano l’importanza: meglio che siano belle lunghe e ampie, che tocchino terra per intenderci. Si possono scegliere di qualsiasi materiale purchè siano abbinate al tema, per soggetto o colore. I tovaglioli ideali sono quelli di carta per il buffet, ma di stoffa per il servizio al tavolo, da scegliere in base alla tovaglia ovviamente.

Poi  sui  tavoli, oltre a food&beverage, servono tanti elementi di decorazione che amplificano il messaggio e portano la festa a contatto con le persone:

  • Bicchieri, flûte e cannucce
  • Posate e piattini
  • Tovaglioli e bandierine
  • Finger food, pirottini, stuzzicadenti
  • Vassoi e contenitori per le caramelle, per i confetti

Il tutto anche in versione “usa e riusa”: quelli che proponiamo noi in negozio non sono di semplice plastica ma sono fatti di un materiale resistente alle alte temperature, lavabile per decine di volte in lavastoviglie, infrangibile e disponibile in tantissimi colori!

Per chi non si accontenta di plastica o carta e desidera aumentare il pregio della tavola, la soluzione è noleggiare qualsiasi supporto extra:

  • Taglieri
  • Vassoi
  • Alzate
  • Cristalli
  • Mise en place
  • Posate e argenti

6. LA COMUNICAZIONE

Se è vero che il tema della festa è la sua anima, la comunicazione è senza dubbio il suo tono di voce.  A seconda dell’occasione, del festeggiato e dell’obiettivo dell’evento, sono diverse le modalità con cui far parlare una festa.

Si può darle una voce gioiosa oppure misteriosa, si può farla sussurrare o urlare, si può farle dire tutto subito o scoprire una cosa alla volta.

Sempre in linea con il tema della festa e in coerenza con tutti gli altri elementi, ecco alcuni segreti per gestire la comunicazione di una festa e cambiarne la percezione agli occhi degli invitati.

PRIMA DELLA FESTA

Sembra scontato o inutile, ma l’invito è il primo atto della festa. Un invito è perfetto quando comunica agli invitati che ci sarà una festa e dà alcune informazioni utili per esserci, anticipando qualche volta anche il tema dell’evento. Per esempio:

  • chi? Francesca
  • cosa? festeggia la sua laurea
  • dove? al circolo Golf di via Giotto
  • quando? il giorno 22 maggio, ore 20.00
  • come? dress code A5 (After 5)

Il tipo di invito (personalizzato, prestampato o fatto a mano) fa già parte dello stile di comunicazione della propria festa:

  • un invito prestampato è veloce, è vero, ma parla di una festa standard, come tante altre
  • un invitoo personalizzato anche semplice, oppure colorato a mano dimostra una cura diversa, l’intenzione di sorprendere e accogliere in modo unico

DURANTE LA FESTA

La comunicazione, però, non è solo l’invito: ogni festa, una volta iniziata, va guidata. Gli invitati vanno spostati nei diversi ambienti, al food&beverage, alle aree in cui sono previsti gli intrattenimenti o radunati per alcune occasioni come il taglio della torta.

Se ne può occupare una persona in particolare, l’organizzatore direttamente oppure il festeggiato, un animatore, un vocalist o i camerieri se presenti. Se c’è un palco con un microfono questo tipo di annunci andrebbero fatti proprio da lì. Anche in questo caso conta molto il tono della comunicazione: VIETATO interrompere gli invitati mentre mangiano, bevono o chiacchierano o imporre loro di spostarsi o raggiungere gli altri.

DOPO LA FESTA

Poi arriva un punto in cui la festa è finita ma, incredibilmente, la comunicazione continua! Perché è il momento di ringraziare gli invitati e lasciare loro un ultimo ultimissimo ricordo che allunghi ancora per un po’ le sensazioni e le emozioni della festa: le foto scattate, i video o i disegni anche.

Un’idea sempre indovinata è quella di un fotografo e videomaker professionisti per aumentare la qualità e lo stile di questi ricordi. 

7. REGALO FINALE

È una tradizione antica ma sempre valida, a tutti piace ricevere un regalo soprattutto se si tratta di una novità o di qualcosa di unico o personalizzato. La bomboniera è l’esempio perfetto del regalo di fine festa.

Un regalo è un ricordo della festa ed è raccomandabile in ogni occasione e viene apprezzato dai bambini, dagli adulti, da clienti, dai colleghi… Anche il regalo, come il resto degli altri elementi, segue la traccia e lo spirito del tema scelto per la festa. Si possono fare dei regali prima, durante o dopo la festa.

PRIMA DELLA FESTA

Tipico esempio di un regalo da fare prima dell’inizio della festa è il Kit di benvenuto. Si può consegnare all’entrata o nel momento stesso in cui si invitano gli ospiti e dovrebbe contenere alcuni oggetti utili per godersi al massimo la festa. Per esempio:

  • cappellino + maglietta
  • quaderno con pennarelli
  • selfie stick con foto booth
  • maschera personalizzata
  • fascia nominativa 
  • bicchiere da vino da appendere al collo

Il kit di benvenuto serve per far entrare gli ospiti nel clima della festa il più velocemente possibile dando, da subito, un’impronta interattiva e più viva.

DURANTE LA FESTA

Ci sono anche regali da consegnare durante la festa: servono più come premi/gratificazioni per le competizioni oppure come coccole agli invitati e hanno il pregio di spezzare la festa e mantenere attiva la partecipazione e l’apprezzamento degli ospiti, di qualunque età!

Per non sbagliare: l’ideale è legare la consegna di questi gadget ai momenti più importanti della festa, es. i balli, l’intrattenimento o il taglio della torta. Ecco qualche esempio:

  • infradito per le signore
  • braccialetti luminosi glow in the dark
  • occhiali, cappelli o parrucche 
  • fischietti, trombette, campanellini da suonare
  • stelline o bastoncini scintillanti.

A FINE FESTA

E infine, i regali finali che hanno il compito di ringraziare gli ospiti e far ricordare la festa in modo positivo ed emozionante. Ecco qualche esempio:

  • giocattolo a tema con la festa
  • cancelleria colorata
  • gadget aziendale
  • alimento speciale assaggiato
  • bottiglia di vino
  • oggetto fatto a mano dal festeggiato
  • complemento di arredo.

EFFETTO WOW

L’effetto wow è un qualcosa in più!

É un elemento superfluo, extra che però cambia il corso e il ricordo della festa amplificandolo e valorizzandolo.

Di solito si definisce un effetto wow un’idea o una proposta che sia inaspettata, molto insolita, intensamente emozionante e gradita. 

Non è detto che debba essere qualcosa di acquistato o di molto costoso: l’effetto wow si cela anche nell’approccio più semplice. 

Per esempio, è un effetto wow il fatto di organizzare la festa a sorpresa, a totale insaputa del festeggiato. Può essere wow anche il tema della festa quando è un po’ particolare o molto invasivo o coinvolgente… es. la preistoria: una festa con invitati scalzi, senza sedie o divani in cui si mangia con le mani!

Il criterio con cui aggiungere l’effetto wow è l’intenzione di scatenare un’emozione intesa come una sorpresa, la curiosità/l’attesa, una rarità, degli abbinamenti insoliti.

ECCO ALCUNI ESEMPI DI WOW:

  • una location spettacolare
  • una limousine a disposizione per un giro
  • invitare la mascotte/un personaggio famoso
  • pizza o focaccia da record
  • show cooking live
  • open bar
  • tubi lanciacoriandoli 
  • torta con sorpresa nascosta
  • cornici e photo booth per selfie
  • macchina del fumo e della nebbia
  • allestimento di pic-nic sul prato con tovaglie a quadrettoni e cestini
  • fontane fredde e sparkular
  • fuochi d’artificio
  • un bel volo di palloncini
  • scherzi e candid camera
  • momento colour run
  • pesca a sorpresa
  • una caramellata o una confettata ricca e colorata.